Ofício

O ofício é tipo de correspondência externa muito usado, especialmente quando o destinatário é órgão público. Ele serve para "informar, encaminhar documentos importantes, solicitar providências ou informações, propor convênios, ajustes, acordos, etc., convidar alguém com distinção para a participação em certos eventos, enfim, tratar o destinatário com especial fineza e consideração" (CAMPOS MELLO, 1978: 122). Modelo moderno de estruturação de ofício é:

1.  Timbre (se houver)
2.   Três espaços duplos
3.   (À esquerda) Número do ofício. (Na mesma linha, na posição centro-direita) Local e data
4.   Um espaço duplo
5.   Epígrafe
6.   Dois espaços duplos
7.   Vocativo (Prezados Senhores, Excelentíssimo Senhor Ministro,)
8.   Três espaços duplos
9.   Corpo do texto
10. Dois espaços duplos
11. Fecho
12. Três espaços duplos
13. Assinatura acima do nome, abaixo do qual aparece o cargo ou função
14. (Mais abaixo, à esquerda) Endereçamento: nome e cargo ou apenas o cargo do destinatário, endereço postal completo
15. Iniciais de quem redigiu e as de quem datilografou/digitou, separadas por barra (/).

Observações:

1. O timbre existe quando o papel utilizado pertence a repartição oficial ou a empresa. Em se tratando de pessoa física, geralmente, não aparece.

2. Da mesma forma, o ofício é numerado quando o remetente é pessoa jurídica. Normalmente, pessoas físicas não costumam numerar correspondência. O número é de ordem e geralmente recomeça do 1 a cada ano civil.

3. O vocativo é sempre seguido de vírgula. Veja, a propósito, a Dica n.º 54.

4. A epígrafe é palavra ou expressão que resume o assunto de que o texto trata. Sua existência não é obrigatória, mas conveniente, pois constando agiliza a tramitação do documento no ambiente de destino: o recebedor, ao ver a epígrafe, poderá encaminhar de imediato o ofício ao setor competente. Ela costuma ser colocada à esquerda, entre a data e o vocativo.

5. Os parágrafos do corpo do texto podem ser numerados. Neste caso, o primeiro parágrafo e o fecho não recebem número.

6. Modernamente, o fecho é menos formal e mais conciso. Fechos como "Enviamos-lhe protestos de alta estima e distinta consideração" são hoje considerados muito formais e tendem ao desuso.

7. As iniciais dos elaboradores do ofício são diferenciadas: normalmente, as do redator são grafadas em primeiro lugar e em maiúsculas e as do datilógrafo/digitador aparecem depois da barra, em letras minúsculas.

8. Se houver anexos, será indicado seu número (Anexo: 1, Anexos: 3) entre a assinatura e o endereçamento. Às vezes, o anexo é volume composto de diversas folhas, o que é indicado pelo número de volumes e o total de folhas de que se compõem: Anexos: 1/10, 2/15.

9. Se for utilizada mais de uma folha na redação do ofício, o endereço será indicado na primeira.

Exemplo de ofício:

	ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOEXPEDICIONÁRIOS (ABRA)         Of. n.º 15/02 Brasília (DF), 25 de março de 2002.     Ref.: Expedição à ilha da Coroa Vermelha         Excelentíssimo Senhor Comandante,                      Tendo em vista que nossa associação pretende realizar expedição radioamadorística à ilha da Coroa Vermelha, da jurisdição desse distrito naval, solicitamos-lhe a especial fineza de autorizar nosso desembarque e permanência naquela ilha. Seguem os dados do empreendimento: · Período: de 17 a 19 de maio de 2002. · Número de operadores: três. · Transporte: traineira "Teixeira de Freitas", baseada no porto de Caravelas (BA). · Estações a serem instaladas: duas. · Abrigo:   - das estações - Barraca militar cedida pelo Comando Militar do Planalto, do Exército Brasileiro.   - dos operadores - Três barracas do tipo canadense. 2. Informamos-lhe ainda que os indicativos de chamada das estações já foram requeridos junto à ANATEL. Estamos a seu dispor para mais informações, se necessário. 3. Na expectativa de resposta favorável, subscrevemo-nos     Atenciosamente,               PAULO ANTONIO OUTEIRO HERNANDES                                Secretário     Ex.mo Sr. Vice-Almirante JOSÉ DA SILVA PEREIRA DD. Comandante do 2.º Distrito Naval Rua Conceição da Praia, 335 40015-250 - Salvador (BA) ___________________________________________________________________________ Caixa postal 0755, CEP 71510-970 - BRASÍLIA (DF)

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